A popularização da terceirização em vigilância, portaria e limpeza tem fortalecido o mercado e tornado o serviço cada vez mais qualificado e eficaz. Porém, a distância física entre os gestores/administradores e as equipes de funcionários pode causar pontos de atenção.
Vamos conhecer 4 dificuldades do setor que já podem ser superadas com o uso de tecnologia.
1. Controle da jornada de trabalho
A distância causa uma certa dificuldade no controle do cumprimento dos horários da jornada de trabalho de cada funcionário, em cada posto de trabalho, podendo comprometer o tempo de resposta da empresa em caso de ausência do funcionário.
De modo rápido, a solução pode ser obtida sem prejuízo à rotina do cliente, se houver um controle em tempo real destas informações por parte do gestor.
Uma ferramenta adequada permite que o gestor acompanhe (via mobile, de qualquer local) a presença dos colaboradores. E, havendo ausência, ele pode tomar as medidas necessárias para substituir o colaborador no posto de trabalho, evitando insatisfação do cliente.
2. Fluxo pouco eficaz de informações
Toda troca de informações e de documentos pode ser muito morosa em casos onde o colaborador desempenha suas funções longe da empresa que o contratou – o que pode ainda trazer o risco de extravio.
Isso também prejudica o conhecimento rápido sobre as ocorrências – quando a informação não chega no timing certo à administração, as tomadas de decisão podem se tornar mais difíceis ou menos eficazes.
Outro problema causado por esse contato pouco estreito entre os postos de trabalho, os gestores e a base está nos registros manuais e ineficientes realizados por parte dos colaboradores.
Se no passado a saída adotada era o uso de malotes, recolhidos periodicamente e entregues na base, a tecnologia existente nos dias atuais diminuiu a distância, permitindo que informações e documentos sejam transmitidos eletronicamente.
No lugar de demora ou extravio, agilidade e segurança de todo tido de informação.
3. Gestão de Reserva Técnica
Um sistema de gestão da reserva técnica é essencial para garantir a qualidade dos serviços prestados aos clientes.
Como estes profissionais possuem funções muito específicas e que exigem conhecimento e treinamento mais aprofundado, substituí-los em caso de ausência só fica mais fácil quando a empresa possui um sistema de gestão que concentra as informações para ações como treinamentos de pessoal de reserva, atualização de dados para contato e checagem sobre a equipe que está de sobreaviso em caso de qualquer eventualidade.
4. Controle de estoque
Controlar o estoque é primordial para que o prestador de serviços não tenha prejuízo e possa atender bem os clientes – e é também desafiador, especialmente quando os insumos ficam armazenados fora da base.
O mercado oferece soluções para controle de estoque que possibilitam fiscalizar e gerir a entrada e saída de mercadorias e produtos, acompanhando o processo de perto e oferecendo vantagens, como:
- Evitar atrasos no fornecimento de materiais e componentes;
- Suprir as necessidades na medida da demanda;
- Evitar a obsolescência e desvios de produtos e materiais;
- Atender bem os clientes.
Como podemos notar, as dificuldades da prestação de serviços em vigilância, portaria e limpeza podem ser superadas com o uso de soluções tecnológicas que proporcionam inúmeros benefícios – como a possibilidade de utilizar dispositivos móveis para facilitar a vida do gestor, do colaborador e do cliente.
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