Um dos desafios das empresas de prestação de serviço é gerenciar com precisão os contratos com diferentes empresas. Cada segmento do mercado tem suas peculiaridades e, diante disso, torna-se complexo administrar com perfeição os serviços prestados, sem contar com o apoio de um sistema de gestão para setor de vigilância, portaria e limpeza.
Por exemplo, não dá para adotar uma fórmula padrão de gestão de contratos em vigilância, portaria e limpeza se você trabalha com segmentos diferentes entre si. Um hospital tem uma realidade totalmente diferente de um escritório de advocacia ou de um banco, certo?
A gestão de pessoal, a escala de funcionários, a compra de insumos, o controle de reserva técnica, entre outros fatores, devem ser planejados de acordo com a realidade deste local. Já quando falamos da gestão de mão de obra para trabalhar em portaria de prédios empresariais temos uma dinâmica e necessidade completamente diferente de uma empresa na área da saúde.
Mas como fazer a gestão de contratos tão distintos? O primeiro passo é optar por um sistema de gestão para setor de vigilância, portaria e limpeza que fale a língua do seu negócio. Para aumentar a eficiência operacional é fundamental contar com uma ferramenta que tenha sido desenvolvida exatamente para suprir as dores do segmento em que você atua.
Um software de gestão de empresa padronizado e especializado no segmento de atuação é a melhor escolha para atender nichos e otimizar a rotina operacional do prestador de serviço.
O objetivo da empresa terceirizada deve ser oferecer um serviço de qualidade a seus clientes e garantir a entrega do que foi contratado com nível de excelência. Para isso, é preciso contar com sistema de gestão para setor de vigilância, portaria e limpeza que apoie o controle financeiro, comercial, operacional e facilite a gestão de pessoal.
Em vigilância, portaria e limpeza, a gestão de contratos é essencial
Na busca por soluções mais personalizadas e redução dos custos, muitas empresas acabam optando pela terceirização dos serviços. Uma das áreas em que a terceirização tornou-se uma grande tendência é a que oferece mão de obra para vigilância, portaria e limpeza, gerando às empresas prestadoras um árduo desafio: administrar contratos de forma eficaz.
Cada contrato tem suas características próprias, não existindo um molde pré-definido, mas o certo é que todos precisam ser elaborados por pessoa da área jurídica e ter a anuência e assinatura de ambas as partes. Esse documento terá a definição das atribuições da prestadora de serviço que, no caso de vigilância e limpeza, deverá conter:
- quantidade de empregados que devem ser enviados para cumprir cada função;
- limite de horas trabalhadas, incluindo a política de horas extras;
- definição de férias, folgas e dados de reserva técnica;
- valor a ser pago pela prestação de serviços, entre outros detalhes.
Tratam-se de informações que precisam ser acompanhadas e monitoradas regularmente de forma que a empresa responsável por oferecer serviços tão fundamentais, tenha o controle de todo o fluxo de contratos e evite problemas com os clientes.
E se um contrato gera um grande volume de dados que precisam ser monitorados, dá para imaginar a quantidade de informações provenientes de vários documentos desse tipo, cada um com seus próprios detalhes.
Essa é a realidade dos gestores que oferecem mão de obra terceirizada em segurança e limpeza e que precisam administrar, simultaneamente, duas frentes diferentes: a administração do business e a gestão dos contratos.
E como ambas estão intimamente relacionadas, é preciso criar mecanismos que permitam alinhar as duas tarefas, garantindo o cumprimento de cada item, de cada contrato, para obter os resultados desejados. Como conseguir isso? Adotando um sistema de gestão para setor de vigilância, portaria e limpeza, como veremos no tópico a seguir.
Tecnologia e gestão de contratos em vigilância e limpeza
Diante do grande volume de informações e documentos, torna-se impossível fazer uma gestão organizada sem o suporte de plataformas digitais. Diariamente, o fluxo de demandas pode ser muito grande e, com auxílio de um software, torna-se mais fácil organizar dados, monitorar contratos e fazer a gestão de recursos humanos de forma mais eficaz.
As características que um sistema de gestão para setor de vigilância, portaria e limpeza deve ter, evitando problemas com a gestão de contratos, com colaboradores e com as empresas que contratam os serviços terceirizados são: controle de prazos de contrato, monitoramento de horas trabalhadas, valores e vencimentos dos contratos, obtenção de relatórios dos variados aspectos da atividade prestada, permitindo tomar decisões pautadas em dados, entre outros detalhes.
Os principais benefícios que um sistema de gestão para setor de vigilância, portaria e limpeza pode oferecer aos processos de gestão de contratos e recursos humanos são o aumento da satisfação do cliente; a redução de custos, já que o monitoramento atento evita processos por descumprimento de contrato ou outros motivos; e a otimização do tempo, já que o acesso digital elimina a constante leitura para analisar cada cláusula contratual.
Um sistema de gestão voltado aos segmentos de vigilância, portaria e limpeza (serviços comumente terceirizados dentro das empresas), proporciona máxima eficiência operacional e absoluto controle gerencial a partir de uma solução especializada e desenvolvida diretamente para esse segmento.
Com o suporte de uma plataforma especializada é possível minimizar eventuais problemas legais, incentivar o aumento da produtividade, a redução de custos e a otimização do tempo de trabalho dentro da empresa.
Uma boa solução facilita o acompanhamento do contrato, integrando os processos
Uma boa solução é aquela que integra todas as fases de operação, sempre observando a individualidade de cada contrato de prestação de serviços, ao mesmo tempo que permite gerenciar o escopo do contrato versus o que está sendo entregue no dia a dia.
Com isso, é possível ter um controle preciso do número e escala de profissionais em cada empresa, horas trabalhadas ou, ainda, acompanhar o estoque de insumos para saber a hora (e quantidade) certa de adquirir cada item. O mesmo vale para os uniformes, que serão providenciados antes dos que estão uso estarem muito danificados e comprometer a imagem da equipe/empresa. Esses detalhes fazem toda a diferença na hora de economizar e de saber exatamente como está a lucratividade real de cada contrato.
Outra facilidade é a gestão de compras e benefícios, vinculada a cada contrato, porém unificando suas necessidades, o que lhe dará maior poder de negociação com fornecedores.
Ao adotar um sistema de gestão para setor de vigilância, portaria e limpeza com essas características, você passa a ter a tranquilidade de que tudo que se relaciona ao contrato está sob controle na operação. E com isso, tem mais tempo livre para inovar nas ofertas e manter um relacionamento saudável com o cliente.
Vejamos, a seguir, outros benefícios que uma solução desse tipo pode oferecer a uma empresa que presta serviços de mão de obra em vigilância, portaria e limpeza.
1. A missão de otimizar a escala de trabalho
A gestão de pessoal é uma tarefa, a cargo do setor de recursos humanos, que envolve uma série de etapas, como a compilação de documentos, o alinhamento de metas com a equipe e a definição de uma escala de trabalho eficaz.
Organizar a escala de trabalho, entre todas as tarefas que demandam atenção na rotina da empresa, é uma das funções essenciais de um bom gestor. Frente a um mercado competitivo e inúmeras exigências impostas às empresas, em termos de legislação ou produção, é ideal otimizar a jornada de trabalho prezando pela produtividade, mas sem deixar de cuidar do bem-estar dos funcionários.
Em se tratando do segmento de vigilância, portaria e limpeza, fundamental para a manutenção da estrutura da empresa, torna-se fundamental o cumprimento da escala de trabalho de forma rigorosa e uma boa gestão de pessoal, o que evita que postos fiquem descobertos e que o monitoramento cesse por algum instante, colocando em risco o patrimônio da empresa – e, obviamente, comprometendo a confiança do cliente na empresa contratada, responsável por fornecer pessoal para essas atividades.
Antes de organizar a escala de trabalho propriamente dita é preciso ter clareza das premissas de trabalho. Quantas equipes a empresa possui? Há necessidade de trabalhar em horários diferentes? Qual a disponibilidade dos funcionários diante do planejamento da empresa?
Perguntas como essas ajudam a embasar melhor a criação de uma escala de trabalho eficiente. Além de se atentar às necessidades da empresa, variável conforme cada organização, é preciso lembrar sempre dos limites estabelecidos pela legislação trabalhista – informação que você encontra em nosso artigo, sobre o tema, acima identificado escala de trabalho.
2. A importância do controle de horas extras
Ao passo que estimular uma maior produtividade é o caminho mais certeiro para a conquista de melhores resultados, deve-se ter em mente os limites impostos pela legislação trabalhista, e que precisam ser respeitados para evitar eventuais problemas legais. Afinal, a gestão de pessoal não é tarefa fácil.
O acompanhamento inadequado do regime de trabalho dos profissionais pode acarretar sérios problemas para a empresa na esfera trabalhista. O controle e monitoramento das horas extras, por exemplo, é realizado para remunerar de forma justa os colaboradores que excedem o horário de trabalho. Isso faz com que a empresa tenha bons retornos em termos de produtividade e cumprimento dos prazos por parte dos profissionais.
A CLT estipula que cada colaborador possa fazer até 2 horas extras diárias, mediante acordo coletivo de trabalho ou escrito entre empregador e empregado. No caso de serviços inadiáveis, permite-se até 12 horas de trabalho diárias, ou seja, 4 horas extra por dia. Esses casos, tidos como especiais, devem ser comunicados pela empresa ao Ministério do Trabalho.
As horas extras, em alguns casos, podem significar alguns problemas nos processos da empresa. Isso porque, dentro das condições normais de funcionamento, não devem acontecer em excesso. Os problemas podem variar desde a falta de treinamento da equipe até a falta de pessoas para compor a equipe, além de gestão de pessoal, o que acaba sobrecarregando outros setores.
Portanto, um controle eficaz das horas extras ajudam a detectar necessidade de melhoria nos processos, assuntos para treinamento de equipe ou, ainda, combater processos trabalhistas.
3. Evitando os onerosos processos trabalhistas
Já mencionamos acima sobre a importância de formalizar um acordo entre as duas partes (empregados e empregador) a respeito da jornada de trabalho diária.
Proteger sua empresa de problemas com a legislação trabalhista é extremamente importante e não é tarefa que possa ser adiada. Mas como reduzir os passivos trabalhistas e desonerar as contas da empresa?
É preciso saber como se prevenir e a melhor maneira é adotar soluções que garantam um monitoramento mais rigoroso que reduza os riscos. Vale lembrar que o Brasil é recordista mundial de processos na justiça do trabalho, sendo que o setor de vigilância, portaria e limpeza é um dos que mais sofrem com esse problema.
Os processos trabalhistas podem representar graves prejuízos à empresa, seja pelas próprias implicações legais da ação pontual ou por danos à imagem da empresa que uma eventual ação trabalhista pode vir a provocar.
Outra vantagem de uma solução voltada à gestão de vigilância, portaria e limpeza é a garantia da reserva técnica. Pela importância e particularidade desse assunto, porém, vamos abordá-lo no tópico a seguir.
Reserva Técnica: a difícil missão de ter pessoal pronto para atuar em situações emergenciais
Gerenciar de modo eficiente a “reserva técnica” é um dos maiores desafios dos gestores do setor de vigilância, portaria e limpeza. Isso porque quando uma organização terceiriza esses serviços, ela deseja ter o máximo de segurança e qualidade, sem ter que solucionar eventuais imprevistos relacionados a esses trabalhos tão essenciais.
Imagine o que representa para uma empresa do ramo bancário, por exemplo, a falta de uma pessoa destinada à segurança. Ou uma organização ficar sem indivíduos que trabalham equipe de limpeza, especialmente, no dia em que terá um importante evento.
Outro exemplo que demonstra a importância da reserva técnica diz respeito à limpeza de vidros de um prédio. Trabalhadores que executam essa função têm um perfil específico e recebem treinamento especialmente desenvolvido para a tarefa, com noções detalhadas de segurança – uso de equipamento, manipulação dos materiais para não haver acidentes, como a queda de uma balde pesado de um andar alto, podendo atingir pessoas que passam pelo local.
Podemos definir como reserva técnica, um cadastro contendo funcionários aptos a substituírem, assim que acionados, os funcionários que atuam na segurança e na limpeza de uma empresa. Como foi visto, são indivíduos com preparo específico para essas funções e que, portanto, garantem que as tarefas sejam realizadas com a mesma qualidade que os funcionários que estão sendo substituídos – seja por férias, ida ao médico ou qualquer outro motivo que impeça de cumprir sua rotina de trabalho.
Pela essencialidade da substituição, ao contratar uma empresa terceirizada para essa finalidade, o estabelecimento precisa se certificar de que a empresa está bem estruturada nessa parte.
A empresa, por sua vez, necessita de sistema de gestão para setor de vigilância, portaria e limpeza que permita controlar a reserva técnica de modo eficaz, garantindo tranquilidade para todos, sem abrir mão do profissionalismo e dos procedimentos de segurança recomendados nesse sentido, quando é o caso.
Importância dos treinamentos para vigilantes, porteiros e pessoal de limpeza
A empresa que contrata esses serviços, como já foi dito, deseja a excelência, sem ter que se preocupar. Para a empresa contratada, quanto mais treinada e integrada for toda equipe, mais fácil será garantir a qualidade do serviço prestado, independente de ser o trabalhador fixo ou o substituto.
Um sistema de gestão para setor de vigilância, portaria e limpeza deve ser capaz de oferecer subsídios que apontem quais os treinamentos necessários para o bom desempenho de cada equipe. Identificados os pontos que devem ser trabalhados, inicia-se a elaboração do programa de treinamento para posterior aplicação. As fases de avaliação dos resultados e reciclagem acontecem posteriormente.
As rotinas de treinamento são capazes de alavancar os colaboradores, as equipes e até mesmo os próprios gestores a um patamar mais elevado de atuação, aumentando o conhecimento, o know-how e a experiência dentro do segmento em questão, o que acaba transformando processos e afetando positivamente a produtividade da empresa.
Para aumentar a eficiência do treinamento e maximizar os resultados, é ideal que o planejamento prévio leve em conta o perfil de cada colaborador, seus pontos fortes e fracos, e no que isso pode influenciar os objetivos da corporação, entre outras variantes.
Cientes de que planejar esses detalhes não é uma tarefa fácil, elaboramos abaixo umas dicas para ajudar você a elaborar um bom treinamento. Veja a seguir:
1.Identificação das necessidades
O primeiro passo é mapear as reais necessidades, antes mesmo de elaborar um programa de treinamento. Esse planejamento prévio deve incluir o levantamento das principais demandas, operações e processos críticos; a chegada de novas tecnologias; a adoção de softwares, metodologias e reciclagens sobre técnicas e legislação; e o aprimoramento comportamental que a empresa preza.
2. Elaboração e aplicação do treinamento
O principal objetivo de elaborar um treinamento é construir um plano de desenvolvimento individual na tentativa de potencializar as habilidades dos profissionais e estimular a busca pelo conhecimento.
Por meio de um plano organizado, é possível criar equipes mais integradas e competentes, completamente comprometidas com os objetivos da empresa.
Também é possível fortalecer toda a equipe por meio de ferramentas e dinâmicas que desenvolvam a maturidade, o poder de negociação e a capacidade de comunicação interpessoal.
3. Avaliação dos resultados
A avaliação do programa de treinamentos deve acontecer ao mesmo tempo. Mas as análises, tendo em vista os resultados obtidos, pode ser feita posteriormente. Deve-se estudar todos os resultados, mas sem deixar escapar à mente o fato de que é comum que, quando acontece um investimento no indivíduo, há também reconhecimento, valorização e até um sentimento de pertencimento, o que acaba engajando ainda mais funcionários e colaboradores.
Nunca é demais ressaltar que colaborador despreparado para executar suas funções pode prejudicar o desempenho e, até, causar constrangimento com o cliente. Ao contar com um sistema de gestão para setor de vigilância, portaria e limpeza é possível uma melhor gestão, incluindo informações para medidas essenciais como os treinamentos.
A vantagem de um sistema especializado no segmento de limpeza e vigilância
A principal diferença entre contar com um sistema especializado ou não, em se tratando do segmento que oferece mão de obra terceirizada em vigilância, portaria e limpeza é permitir que os gestores direcionem sua atenção e seu tempo para os aspectos realmente relevantes e estratégicos. Um deles é buscar mecanismos que permitam excelência na prestação dos serviços, um retorno financeiro positivo dos contratos e o preparo e engajamento da equipe de trabalho com as funções que precisam desenvolver.
Soluções personalizadas para esse setor facilitam a gestão empresarial, oferecendo vantagens como as já descritas neste artigo. Outro ponto que merece destaque é o fato de que o investimento em uma solução personalizada garante, sem dúvidas, um ROI (Retorno Sobre o Investimento) bem mais adequado uma vez que os processos contemplam soluções para necessidades da empresa prestadora de serviços em segurança e limpeza.
Um sistema de gestão para setor de vigilância, portaria e limpeza oferece facilidades comprovadas. Vejamos as principais: tratar e gerir a reserva técnica; garantir completa eficiência ao processo de faturamento; evitar desperdícios na compra/entrega de benefícios; apropriar custos e receitas, descriminando-as a cada posto de trabalho; proporcionar aumento da proatividade na relação com os clientes; viabilizar análises com base em dados captados em tempo real (valores orçados x custos realizados).
A empresa que adquire modernos sistemas de gestão pode contar, também, com o apoio de profissionais especializados, durante a implantação até o pleno funcionamento do sistema. Isso significa maior economia, rapidez e eficiência no decorrer do processo.
O sistema de gestão para setor de vigilância, portaria e limpeza, desenvolvido pela Lobtec , proporciona máxima eficiência operacional e controle gerencial a partir de uma solução especializada e desenvolvida diretamente para esse segmento.
Com o suporte de uma plataforma especializada como o VPL é possível minimizar eventuais problemas legais, incentivar o aumento da produtividade, a redução de custos e a otimização do tempo – dos colaboradores e dos gestores.
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