A falta de integração dos dados e setores de uma organização é hoje um dos principais motivos de baixa eficiência na operação, principalmente nas empresas que trabalham com prestação de serviços.

Por exemplo, se a gestão das informações do setor de compras e contas a pagar é feita manualmente, por meio de planilhas e e-mails, dificilmente você conseguirá ter uma visão consolidada do cenário completo e, com isso, terá dificuldade para tomar uma decisão rápida e assertiva diante de um contratempo.

Em organizações que não contam com sistema de automatização e integração dos dados, normalmente, cada departamento tem métodos individuais de administração interna, o que pode colocar em risco o controle operacional.

Para que não faltem insumos, por exemplo, é fundamental que a equipe de compras tenha acesso em tempo real, de preferência, ao estoque de materiais, as necessidades de reposição e a implantação de novos contratos. Se você consegue visualizar esse cenário internamente tem a possibilidade de unificar suas compras de insumos, visando atender a recorrência nos contratos de serviço, ou então, prever a demanda para troca de uniformes e agilizar os processos.

Quer eficiência na operação? Consolide as informações e automatize rotinas

Tudo isso pode ser feito por meio da adoção de um sistema de gestão integrado, especialista no seu negócio, que permita criar e gerenciar regras contratuais, além de oferecer flexibilidade para ser alimentado pelos seus diversos setores.

Para evitar informações duplicadas ou erradas ou, até mesmo, perdas de dados, o ideal é optar por um sistema de gestão integrado que libere o acesso às informações de acordo com a hierarquia, como cargos, departamentos ou grupos de acesso, por exemplo.

Quando falamos especialmente do segmento de prestação de serviço, entendemos que as empresas têm uma grande necessidade de controles específicos como, por exemplo, formação de preços, administração de contratos, planos orçamentários, distribuição de materiais, gestão operacional etc.

Diante disso, torna-se essencial ter agilidade para a tomada de decisões estratégicas, com apuração de resultados por centros de custos, representados pelos contratos e postos de trabalho.

Além de necessidades específicas, existem ainda as questões do planejamento de implantação e apoio operacional e técnico para utilização da solução, que deve atender à correta demanda das empresas do segmento. Se é esse seu caso, o melhor caminho é optar por uma ferramenta de negócio altamente especializada, aliada a um eficiente sistema de gestão de pessoas.

Caso tenha interesse em conhecer nossas soluções especializadas em integração de dados, entre em contato e faça um orçamento conosco!

No processo de gestão da empresa você costuma enfrentar dificuldades para cruzar as informações operacionais com as financeiras? Se a sua resposta foi positiva, certamente está diante da falta de integração entre sistemas e departamentos.Se deseja corrigir essa situação, procure utilizar um sistema de gestão integrado especialista, que integre todas as áreas da empresa e permita sua gestão centralizada numa única plataforma, com facilidade e agilidade de acesso aos dados.

Nesse sentido, a solução precisa contar com pontos únicos para entrada de informações, garantindo assim resultados singulares e confiáveis a todos os departamentos, além de proporcionar mais agilidade na tomada de decisão.

Por exemplo, se ficar definido que a área comercial é a única responsável pelo cadastramento de clientes, nenhum outro departamento poderá incluir esse tipo de informação – o que evita duplicidade e erros cadastrais. Em contrapartida, a informação será distribuída para a companhia com um todo, o que permitirá o alinhamento estratégico e sua uniformidade.

Comparação do previsto versus realizado

O bom desempenho organizacional depende em sua grande parte da sincronização e integração sistêmica das informações operacionais e financeiras.

Vamos imaginar um contrato de prestação de serviço que tenha uma portaria 24 horas, com dois controladores de acesso durante o dia e um controlador de acesso durante a noite.

Quem faz a gestão de eventuais ocorrências é o supervisor, que por estar na linha de frente com o cliente, muitas vezes, acaba tendo muita autonomia e abrindo algumas exceções (extraoficialmente) no contrato.

Para saber se o que a sua empresa vendeu está sendo executado corretamente, se o número de efetivos está adequado e/ou se os materiais estão em conformidade, não há outra maneira mais eficiente do que fazer a gestão do previsto e do realizado em cada contrato e em tempo real, acompanhando toda sua movimentação.

Ao adotar o uso de um sistema de gestão integrado, você consegue descobrir na hora onde estão os possíveis desencontros de informações e resolver o problema em tempo hábil. A ferramenta consegue comparar o que era previsto com o que está sendo operacionalizado.

Esse tipo de gestão é fundamental para otimizar a gestão dos contratos e garantir a entrega eficiente dos serviços contratados, a boa rentabilidade para o seu negócio, além da satisfação do seu cliente.

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Um dos desafios das empresas de prestação de serviço é gerenciar com precisão os contratos com diferentes empresas. Cada segmento do mercado tem suas peculiaridades e, diante disso, torna-se complexo administrar com perfeição a gestão da mão de obra e dos serviços prestados. Por exemplo, não dá para adotar uma fórmula padrão de gestão de contratos de prestação de serviços se você trabalha com segmentos diferentes entre si. Um hospital tem uma realidade totalmente diferente de um escritório de advocacia, certo? A escala de funcionários, compras de insumos e controle de reserva técnica, devem ser planejados de acordo com a realidade deste local. Já quando falamos da gestão de mão de obra para trabalhar em portaria de prédios empresariais temos uma dinâmica e necessidade completamente diferente de uma empresa na área da saúde.
Mas como fazer a gestão de contratos tão distintos?
Num universo de 10 clientes é relativamente simples controlar e gerenciar cada contrato de forma manual ou com ajuda de planilhas eletrônicas. Porém, o que se deve fazer numa realidade de centenas de contratos?
Opte por uma solução que fale a língua do seu negócio
Para aumentar a eficiência operacional é fundamental contar com uma ferramenta que fale a língua do seu negócio, ou seja, que tenha sido desenvolvida exatamente para suprir as dores do segmento.
Um software de gestão de empresa padronizado e especializado no segmento de atuação é a melhor escolha para atender nichos e otimizar a rotina operacional do prestador de serviço.
O objetivo da empresa terceirizada deve ser oferecer um serviço de qualidade a seus clientes e garantir a entrega do que foi contrato com nível de excelência. Para isso, é preciso contar com uma ferramenta de gestão que apoie o controle financeiro, comercial, operacional e facilite a gestão de contratos.
Solução Lobtec para gestão de contratos
A solução ÔNIS, da Lobtec, é perfeita para integrar todas as fases de sua operação, sempre observando a individualidade de cada contrato de prestação de serviços. Com ela, você tem a possibilidade de gerenciar o escopo do contrato versus o que está sendo entregue no dia a dia. Com isso, é possível ter um controle preciso da compra de insumos, dos uniformes, número e escala de profissionais em cada empresa e, assim, saber exatamente como está a lucratividade real de cada contrato.
Outra facilidade é gestão de compras e benefícios, vinculada a cada contrato, porém unificando suas necessidades, o que lhe dará maior poder de negociação com fornecedores.
Ao adotar uma ferramenta assim, você passa a ter a tranquilidade de que tudo que se relaciona ao contrato está sob controle na operação. E com isso, tem mais tempo livre para inovar nas ofertas e manter um relacionamento saudável com o cliente.
E a sua empresa, já tem uma solução robusta que facilite o dia a dia dos colaboradores? Deixe aqui seu comentário e assine a nossa newsletter para ficar por dentro dessa e de outras soluções que ajudarão a escalar o seu negócio.